Dématérialisation des documents stratégiques

Entre 3 et 5 semaines, c’est la durée d’indisponibilité du Dossier Patient Papier constatée lors des échanges et passages dans différents services. L’enjeu est majeur : la non-disponibilité des données médicales à un moment crucial (intervention chirurgicale, administration de médicaments,…) peut occasionner des erreurs critiques pour le patient par méconnaissance de son historique médical.

Le connecteur KOMI Connect Santé de Konica Minolta relie directement le SIH au multifonction pour dématérialiser en toute sécurité les documents constituant le dossier patient. Il permet de nommer, classer et archiver automatiquement les documents dans les dossiers cible du SIH, depuis l’écran tactile du multifonction. L’utilisateur renseigne les données indispensables à l’identification du patient (IPP ou numéro de séjour) et autres métadonnées ou bien scanne un code à barres préalablement apposé : le document dématérialisé se classe automatiquement. Cela réduit considérablement le nombre d’étapes à effectuer ainsi que le risque d’erreurs de classement.

Les professionnels de Santé peuvent ainsi accéder en temps réel au document.

La dématérialisation est un réflexe systématiquement embarqué dans les projets d’efficience des établissements de Santé. Au-delà d’un simple « scan » du document au format papier, la dématérialisation doit être envisagée dans une approche plus globale : numérisation, gestion numérique de l’information (stockage avec valeur probante, recherche, transmission, archivage, destruction du document papier).

Les équipes hospitalières s’engagent dans cette démarche pour :

• renforcer le service rendu par leurs établissements aux patients,
• pour moderniser et simplifier les modalités d’échanges avec leurs agents comptables ou leurs fournisseurs,
• pour automatiser et accélérer les processus internes et générer des gains d’efficience.

Parmi les projets en cours : la mise en place du protocole d’échange standard (PES V2), avec pour objectif la dématérialisation de bout en bout des échanges entre l’hôpital et son comptable. Konica Minolta permet aux établissements de Santé de s’aligner avec la réglementation, tout en :

• améliorant la traçabilité des circuits de validation,
• suivant en temps réel le statut des factures,
• réduisant le temps de classement et de recherche des factures,
• limitant les risques de perte de documents ou d’erreurs de transmission et d’archivage,
• optimisant les délais de paiement.