Faire de votre sharepoint un outil user friendly

Mais tout nouvel outil, même très simple d’utilisation, doit susciter l’adhésion des utilisateurs pour être exploité et efficace.

FACILITER L’ADOPTION DE SHAREPOINT PAR LES UTILISATEURS

La conduite du changement doit être facilitée en faisant conserver aux utilisateurs leurs habitudes de travail, et en faisant en sorte que l’outil soit utilisé de manière spontanée et intuitive. SharePoint ne propose pas d’interface utilisateur ergonomique et conviviale, il est donc indispensable de pouvoir l’intégrer directement au poste de travail, à la messagerie et aux applications métiers, et de pouvoir y accéder via une interface simple. Cette interface doit pouvoir être accessible hors connexion, avec synchronisation automatique des informations, c’est-à-dire en situation de mobilité, via un smartphone, tablette ou ordinateur portable.

Ces fonctionnalités complémentaires à SharePoint permettent d’avoir une meilleure prise en main et de réduire le temps de formation nécessaire à l’utilisation de l’application. Plus à l’aise, les utilisateurs sont rapidement opérationnels dans l’usage de leur outil de gestion de contenu.

EXPLOITER SHAREPOINT COMME UNE VRAIE SOLUTION DE GED

Pour être bien exploité, SharePoint doit offrir des fonctionnalités nouvelles aux utilisateurs : la capacité de traiter toute la chaîne de vos flux documentaires, pour devenir un référentiel de gestion de contenus, c’est-à-dire uneGED (Gestion Electronique des Documents), où chaque utilisateur dépose et recherche des documents. La GED permet de gérer les flux documentaires, et d’archiver tout document numérique ou numérisé. Tous les documents doivent y être accessibles par un simple clic, comme dans un navigateur web. C’est ce qui permet de gagner du temps et de faciliter l’accès à l’information stockées dans les serveurs.
Par ailleurs, la GED doit aussi permettre de travailler de manière collaborative, avec la mise en place deworkflow de validation. En créant des circuits de validation de documents ou de dossiers, et en créant des alertes en cas de dépassement des délais, les utilisateurs peuvent traiter les demandes, de collaborateurs ou de clients, exprimées dans des courriers, emails, ou informations saisies dans un ERP.
En matière de confidentialité des documents, en paramétrant SharePoint, il est possible de donner des accès extérieurs à des dossiers archivés spécifiques, de manière sécurisée grâce à une gestion fiable des droits d’accès.