Konica Minolta propose la GED en mode Cloud

Cette solution polyvalente permet de s’affranchir d’une gestion obsolète des documents au format papier et numérique qui vient ralentir la productivité des collaborateurs.

A partir du système multifonction, du poste de travail ou d’un appareil mobile, KOMI Doc permet de dématérialiser, d’indexer, de classer, de partager et de rechercher les documents, en tout lieu et à tout moment. Cet outil intuitif renforce aussi la notion de travail collaboratif en optimisant notamment les circuits de validation des factures fournisseurs, des ordres d’achat, des courriers entrants, des demandes de congés, etc.

Efficacité, gain de temps, augmentation de la productivité et diminution des coûts d’infrastructure et de mise à jour liés au déploiement d’une solution GED sont les principaux bénéfices apportés par KOMI Doc par rapport à une GED traditionnelle installées sur site client.

« Le développement des aspects opérationnels, contractuels et juridiques de notre offre KOMI Doc nous a mobilisé plus de deux ans. Ce temps passé n’a pas été vain puisque nous avons aujourd’hui toutes les cartes en main pour proposer une solution hébergée performante, évolutive, simple et mobile. Ceci aide les entreprises à faire face à la prolifération des documents, qu’ils soient sous format papier ou numérique, tout en impactant positivement leur organisation. Elles peuvent disposer d’un espace documentaire sécurisé et d’un système de sauvegarde des données dans le Cloud dont les serveurs sont localisés en France », explique Christophe Laurent, Chef de Produit Solutions de Konica Minolta Business Solutions France. 

KOMI Doc, LA GED hébergée par Konica Minolta :

• Dématérialisation des documents papier – En fonction de la volumétrie, les documents papier (courriers, contrats, bons de livraison, factures, devis, bon de commande, dossiers patients, questionnaires...) sont indexés et classés depuis l’écran du système multifonction Konica Minolta ou du poste de travail. Le processus de dématérialisation peut aussi être automatisé grâce aux technologies OCR, de Lecture Automatique de Documents (LAD) ou de reconnaissance de codes à barres. Plusieurs formats de conversion sont proposés : PDF image, PDF OCR éditable, PDF/A, formats Microsoft Word et Excel. Les fichiers, nommés selon la charte de l’entreprise, sont ensuite classés dynamiquement dans l’espace documentaire KOMI Doc ou dans une arborescence structurée de dossiers.
• Classement dynamique des fichiers bureautiques et messages électroniques – Les fichiers au format Microsoft Word, Excel, PowerPoint et les emails (Microsoft Outlook) sont archivés et partagés en quelques secondes dans le portail documentaire KOMI Doc, grâce à l’intégration native d’un bouton « KOMI Doc » dans la barre de tâches. Sous Microsoft Outlook, les emails sont archivés par simple « glisser/déplacer ».
• Centralisation des documents – En rendant disponible le contenu informationnel de l’entreprise dans un espace documentaire sécurisé, les collaborateurs peuvent aisément valider les documents, notifier les tâches affectées ou les actions sur les dossiers et suivre des fils de discussions.
• Optimisation du workflow documentaire – KOMI Doc permet d’établir des circuits de validation avancés. La création des scénarios de workflow linéaires ou conditionnels optimise ainsi le circuit de validation suivi par le document.
• Accès à l’information en déplacement – KOMI Doc Mobile (compatible iOS et Android) permet, en situation de mobilité, de rechercher, consulter, valider, capturer et classer les documents dans l’espace sécurisé KOMI Doc. L’application simplifie notamment le classement et l’indexation des images prises avec le périphérique mobile, directement dans les dossiers de la GED, mais aussi la signature des devis, bons de commande ou de livraison tactilement depuis le smartphone ou la tablette.
• Synchronisation des documents – L’outil de synchronisation de KOMI Doc rend accessible les documents sur le poste de travail, les périphériques mobiles et l’espace documentaire privé. Chaque ajout, modification ou suppression d’un document est ainsi automatiquement répercuté. Tous les fichiers importants sont sauvegardés dans un dossier personnel sécurisé sur le serveur centralisé de GED.

Disponibilité

KOMI Doc, nouvelle solution de GED en mode Cloud de Konica Minolta, est disponible dès à présent. Les entreprises peuvent y souscrire en fonction du nombre d’utilisateurs et de l’espace de stockage nécessaires. 3 packs sont proposés par abonnement mensuel : 10 accès utilisateurs/20 Go, 20 accès utilisateurs/40 Go, 50 accès utilisateurs/100 Go. De l’espace de stockage et d’autres options (utilisateurs supplémentaires, postes de dématérialisation complémentaires, etc) sont disponibles en option.