Quand est-il temps de remplacer votre imprimante ?

Cela ne signifie pas pour autant qu’elles peuvent être utilisées indéfiniment. Il peut être judicieux d’envisager le remplacement de votre MFP, même si celui-ci continue à imprimer et à numériser correctement.

Une MFP occupe en effet une place centrale au sein de votre organisation. Interfaces peu intuitives, protocoles obsolètes, failles de sécurité difficiles à détecter, coûts d’entretien élevés ou consommation importante : autant de facteurs qui peuvent indiquer qu’il est temps d’envisager un nouvel équipement. Mais comment reconnaître les signes ?

Des coûts de maintenance en hausse

Au fil des années, une MFP peut commencer à présenter différents petits problèmes. Les organisations qui n’ont pas opté pour des services d’impression gérés peuvent constater qu’elles doivent de plus en plus souvent faire appel à une assistance supplémentaire. Une intervention ponctuelle parce que l’appareil ne fonctionne pas correctement peut arriver. Mais lorsqu’une deuxième, voire une troisième intervention s’avère nécessaire dans un laps de temps relativement court, cela peut être le signe d’un problème plus profond.

Après environ cinq ans, il peut être utile d’évaluer de manière critique si votre MFP répond encore à vos besoins actuels. Sa durée de vie réelle dépend notamment du volume d’impression, de son utilisation et de son entretien. Lorsque les problèmes commencent à s’accumuler après cette période, le coût d’une intervention et d’une éventuelle réparation devient de plus en plus difficile à justifier. Votre imprimante approche alors progressivement de l’âge de la retraite et il peut être préférable d’envisager son remplacement.

Une gestion complexe

Votre imprimante fonctionne peut-être encore parfaitement : les fabricants tels que Konica Minolta proposent en effet des équipements fiables, capables de continuer à rendre de bons et loyaux services après cinq ans. Mais attention : une imprimante qui fonctionne encore peut malgré tout être devenue obsolète.

Les imprimantes font partie intégrante de l’environnement informatique, et celui-ci a considérablement évolué ces dernières années. Les solutions d’impression modernes peuvent simplifier sensiblement la gestion, notamment en réduisant la dépendance vis-à-vis des serveurs d’impression locaux et des pilotes d’imprimante individuels.

Des technologies telles que l’impression sans pilote (« driverless ») et sans serveur (« serverless ») réduisent ainsi la charge de travail de votre équipe IT et permettent aux (nouveaux) collaborateurs d’imprimer rapidement et facilement. Votre MFP doit bien entendu être compatible avec ces technologies modernes. Conserver un ancien équipement a ici un coût bien réel : votre équipe IT comme vos collaborateurs perdent un temps précieux à effectuer des opérations qui pourraient être évitées avec une MFP moderne.

Des risques de sécurité

Le paysage des cybermenaces a évolué à un rythme soutenu ces dernières années. Les cyberattaques sont de plus en plus sophistiquées et les organisations sont confrontées à des menaces en constante évolution. Votre MFP occupe une place centrale dans votre réseau d’entreprise, mais elle est encore trop souvent négligée en matière de sécurité.

Pourtant, les MFP traitent des documents sensibles, qui peuvent également être stockés en interne. De plus, leur connexion au réseau global peut en faire une porte d’entrée potentielle vers votre réseau d’entreprise pour les cybercriminels. Il va de soi qu’aujourd’hui, les fabricants d’imprimantes mettent tout en œuvre pour sécuriser efficacement leurs équipements.

Les MFP plus anciennes datent d’une époque où les menaces étaient moins sophistiquées. Certaines fonctionnalités de sécurité liées à la protection du BIOS, à la gestion ou au chiffrement peuvent donc être absentes. Pour les équipements vraiment anciens, le fabricant peut également avoir mis fin au support logiciel, ce qui signifie que le firmware ne reçoit plus de mises à jour.
Dans les deux cas, une imprimante obsolète peut représenter un risque de sécurité inutile au sein de votre réseau. Investir dans une nouvelle MFP peut donc contribuer de manière significative à renforcer la sécurité de votre entreprise.

Une interface dépassée

La manière dont les utilisateurs interagissent avec les MFP a également évolué au cours de la dernière décennie. Les écrans intégrés sont plus grands et les interfaces utilisateur correspondent davantage à ce que les collaborateurs attendent et comprennent aujourd’hui. Les anciens appareils dotés de petits écrans ou d’une multitude de boutons complexes sont moins intuitifs et peuvent être source de frustration.

Lorsque vous ou vos collègues commencez à constater à quel point l’utilisation de votre imprimante semble dépassée, le constat est clair. L’appareil ne répond plus aux besoins d’un environnement de travail moderne et fluide et son remplacement mérite d’être envisagé.

Une consommation d’énergie et de consommables plus élevée

La consommation d’énergie et de consommables de votre MFP peut également être une raison de réévaluer un équipement plus ancien. Les nouvelles générations d’imprimantes sont généralement conçues avec une attention accrue portée à l’efficacité énergétique et disposent de fonctions intelligentes permettant de limiter la consommation pendant et entre les travaux d’impression.

On peut notamment citer les modes veille économes en énergie ou les paramètres favorisant l’impression recto verso, qui permettent de réduire la consommation de papier. À terme, ces améliorations peuvent non seulement contribuer à réduire les coûts opérationnels, mais aussi soutenir les objectifs de développement durable de votre organisation.

Vous constatez que votre MFP actuelle consomme relativement beaucoup d’énergie ou de consommables ? Dans ce cas, lorsque vous évaluez s’il est préférable de continuer à l’utiliser ou de la remplacer, il est pertinent de ne pas tenir compte uniquement du prix d’achat, mais également du coût total d’utilisation et de l’impact environnemental sur l’ensemble du cycle de vie de l’équipement.

Une qualité d’impression en baisse

Enfin, vous pouvez constater que la qualité des impressions n’est plus ce qu’elle était. Avec le temps, les impressions produites par votre MFP peuvent commencer à présenter des signes d’usure. Il peut s’agir, par exemple, de textes moins nets ou de taches occasionnelles d’encre ou de toner.

Cette baisse de qualité est particulièrement problématique lorsque vous imprimez des documents destinés à vos clients. Elle peut nuire à l’image et à la crédibilité de votre entreprise. Lorsqu’une imprimante n’est finalement plus suffisamment performante que pour un usage interne, il s’agit d’un signal clair.

Un investissement qui en vaut la peine

Une MFP joue un rôle important au sein de votre organisation. Elle est connectée à votre réseau d’entreprise, utilisée quotidiennement par vos collaborateurs et nécessite également l’attention de votre équipe IT. Lorsque sa gestion devient plus complexe, que les coûts de maintenance augmentent ou que l’équipement ne répond plus aux attentes actuelles en matière de sécurité, de facilité d’utilisation et d’efficacité, il est temps de réévaluer votre environnement d’impression.

Cela ne signifie pas pour autant que chaque appareil plus ancien doit être remplacé immédiatement. C’est avant tout le bon moment pour faire le point sur vos besoins actuels en matière d’impression, vos usages, la sécurité et la gestion, afin de déterminer quelle solution correspond le mieux à votre organisation.

Vous ne savez pas si votre imprimante actuelle répond encore aux besoins de votre organisation ? Les experts de Konica Minolta se feront un plaisir de vous aider à évaluer votre environnement d’impression et à trouver la solution la mieux adaptée. Selon vos besoins, il peut s’agir d’une nouvelle MFP, mais aussi d’un appareil reconditionné de la gamme bizhub Refreshed.