4 avantages à l’archivage numérique

En effet, d’après l’Association Information et Management (AIM) qui a estimé qu’un employé passait en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, soit près de 20% du temps de travail. Une situation renforcée par l’adoption croissante du télétravail. Les solutions d’archivage numériques sont donc naturellement devenues les socles de toutes transformations digitales réussies. Quels sont leurs avantages ?

1. Favoriser l’unicité de l’information au sein de l’entreprise

Dans une organisation, la réception d’un document papier peut entraîner sa copie et la création de diverses versions qui seront elles-mêmes éditées à différentes reprises. Cette situation se justifie parfois par le besoin de différents services d’accéder au document ou par l’organisation de l’entreprise sur différents sites physiques. 

Si la numérisation permet de réduire les photocopies, elle ne résout pas le problème des multiples versions d’un document qui peuvent cohabiter à différentes places et dans différentes versions. Pour s’assurer de l’authenticité et de l’utilisation de la version correcte d’un document, il est essentiel d’établir une politique de gestion de l’information. Cela implique de désigner un document comme étant l’archive officielle, ce qui en préserve l’unicité et l’intégrité. Voici le premier avantage de l’archivage électronique.

2. Réduire les temps de recherche et améliorer la productivité

La mauvaise gestion des archives est responsable des difficultés à retrouver et identifier un document. La numérisation facilite les recherches documentaires et garantit à l’ensemble des collaborateurs de consulter et de travailler à partir de la bonne version du document. Quelle que soit l’implantation de l’entreprise, la localisation des employés (qu’ils travaillent sur site ou en distanciel depuis chez eux), le document numérique sera accessible via le logiciel GED dédié ou le système de gestion de contenu. 

Ainsi, la recherche d’une fiche de paie archivée pour un collaborateur qui a changé de service et de fonction, par exemple, se fera en quelques clics quand il fallait auparavant téléphoner et attendre quelques heures, voire plus longtemps quand ces documents avaient été envoyés chez un tiers archiveur. DRH et de services financiers trouvent ainsi un avantage indéniable à l’archivage numérique des fiches de paie et des dossiers collaborateurs.

3. Faciliter l’archivage et assurer la conformité avec les réglementations

Les organisations performantes doivent pouvoir répondre aux demandes de leurs clients rapidement. L’archivage numérique ouvre également la porte à une nouvelle réactivité commerciale. Il permet par exemple d’automatiser le versement des informations clients (des données et des documents) dans les applications de gestion. Outre les gains de temps et la diminution des erreurs, ce type de fonctionnalités facilite la constitution de dossiers d’archives centralisés et permet de réunir dans un seul endroit l’ensemble des informations concernant un client. 

Les services commerciaux peuvent archiver facilement toutes les pièces d’un client, ses contrats, ses commandes, etc. et ajouter les autres documents au fil de l’eau, une réclamation par exemple, même à partir d’un autre site, bureau ou service. Parallèlement, des contrôles logiciels pourront être lancés pour vérifier notamment la complétude des dossiers. 

Plus globalement, cet archivage numérique homogénéise la constitution de dossier. Dès lors, l’organisation retrouve la capacité de retrouver facilement une pièce même ancienne réclamée par un client, ce qui, en augmentant la satisfaction du client, ne peut que renforcer la performance globale de l’entreprise.

4. Garantir la sécurité des informations de votre entreprise

L’archivage numérique offre une amélioration significative de la sécurité des données d’entreprise, un avantage non négligeable dans le contexte actuel où les informations sont aussi précieuses que vulnérables. Premièrement, contrairement aux documents physiques, qui peuvent être détruits ou détériorés par des sinistres comme des incendies ou des inondations, les archives numériques peuvent être protégées par des sauvegardes régulières sur des serveurs distants ou dans le cloud, garantissant leur récupération même en cas de désastre. 

De plus, l’archivage numérique permet de renforcer la sécurité à travers des systèmes de cryptage avancés et des contrôles d’accès stricts qui assurent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier les documents. Ces mesures réduisent drastiquement les risques de fuites, de vol ou de manipulation non autorisée des données.

Enfin, l’archivage numérique s’accompagne souvent d’outils de suivi qui enregistrent chaque interaction avec le document, offrant ainsi une traçabilité complète pour toute activité suspecte ou non conforme aux politiques de l’entreprise, ce qui est essentiel pour le respect des normes de conformité et le droit des affaires.