Directions juridiques : digitalisez vos processus documentaires !

Aujourd’hui, une entreprise aurait bien du mal à se passer de son service juridique ! Il est, en effet, chargé du respect de la réglementation sur la compliance, la protection des données et bien plus encore. Au travers de leurs différentes missions, les équipes juridiques sont amenées à traiter des documents de nature distincte quotidiennement. Elles ont de nombreuses tâches administratives à réaliser qui freinent leur productivité et les empêchent de se concentrer sur leurs missions à valeur ajoutée, telles que le conseil et l’accompagnement des différents départements de l’entreprise. Bonne nouvelle, il est possible d’inverser la tendance en digitalisant les processus documentaires. Explications.

Découvrez notre livre blanc rédigé pour répondre aux principales interrogations des Directions juridiques ! Au programme de ce guide, rédigé par nos experts :

• Enjeu n°1 : La conformité et la gestion des risques
• Enjeu n°2 : L’assistance dans le cadre des activités stratégiques
• Enjeu n°3 : L’amélioration de l’expérience des clients

Cas concrets de clients Konica Minolta

Les enjeux majeurs des directions juridiques

Le premier élément à relever est le rôle essentiel des directions juridiques pour assurer la compliance de leur entreprise. En tant qu’expertes du droit, elles accompagnent chaque département pour vérifier que leurs actions sont conformes.

Les équipes juridiques vérifient que tout acteur de l’entreprise respecte les réglementations. Il est ainsi primordial pour ces équipes d’avoir une base documentaire à jour, qui soit facilement accessible par les collaborateurs afin de leur partager les informations à respecter.

Pour assurer la conformité d’une entreprise, il faut parfaitement connaître toutes les réglementations à suivre. Les réglementations ne sont pas figées dans le temps, elles sont sujettes à évoluer, et cela plus régulièrement que ce que nous pouvons penser ! La veille juridique est donc primordiale pour l’entreprise. Cependant, rechercher constamment les changements réglementaires, français et étrangers, prend du temps. Temps que les équipes ne passent pas sur leur cœur de métier et la création de valeur.

Enfin, les entreprises sont confrontées à de nombreux risques qui peuvent impacter négativement leur image et affecter la relation avec les clients. Parmi ces risques figurent :

l’insatisfaction d’un client envers la qualité d’un service ;
l’oubli d’une information importante dans un contrat pouvant nuire à sa conformité.

Pour éviter ces problèmes, les juristes ont besoin d’être impliqués dans les transactions et la gestion des dossiers externes.

Juristes : travaillez à partir d’outils digitaux et faites évoluer vos missions !

Aujourd’hui, les solutions de gestion intelligente de contenu (ECM/IIM) centralisent toutes les données des juristes en leur permettant de garder le contrôle sur l’application des réglementations au sein de leur structure. Ils ont ainsi des informations rapidement et ne perdent plus de temps à aller à la recherche de données importantes.

Par ailleurs, différentes solutions digitales existent pour automatiser la veille juridique. C’est notamment le cas de la capture intelligente ou encore la RPA (Robotic Process Automation). Pour gagner du temps dans la rédaction de contrats, des solutions de capture intelligente reconnaissent les différents types de documents et peuvent remplir

automatiquement des champs associés. Quel gain de temps pour nos équipes juridiques ! Ce n’est pas tout. Pour gagner en efficacité, le digital permet aussi d’accélérer les processus contractuels (identification d’un signataire, relance, signature électronique, etc.).

Ces solutions digitales facilitent également les échanges en interne. Elles notifient les juristes pour obtenir leur approbation sur différents sujets. Fini les boîtes mail remplies, et bonjour à la communication rapide et simplifiée ! Le risque d’erreur est également grandement réduit.