Comment les solutions de gestion de contenu d'entreprise favorisent la conformité au RGPD

Vos données sont-elles déjà numérisées ? Si c'est le cas, il peut être assez difficile de trouver ce dont vous avez besoin si cela est conservé dans plusieurs archives ou mal contrôlé et indexé.
 
Une solution de gestion de contenu (ECM) d'entreprise comme M-Files de Konica Minolta, ou une solution de recherche d'entreprise comme notre dokoniFIND peut vous aider à rationaliser votre gestion des données et votre conformité au RGPD. Des solutions comme celles-ci vous aident à reprendre le contrôle de vos données en gérant l'accès aux informations et en surveillant tous vos référentiels en temps réel pour détecter les données personnelles qui n'y ont pas leur place. Les numéros de carte de crédit, par exemple, ne doivent pas être stockés dans les systèmes d’e-mails. Si quelque chose de suspect est découvert, vous en êtes immédiatement informé. Vous pouvez donc prendre des mesures correctives rapidement. De plus, une solution ECM comme M-Files peut automatiser la suppression des informations périmées.
 

Répondez plus efficacement aux demandes

Les solutions de gestion de contenu et de recherche peuvent réduire le coût et les efforts nécessaires pour répondre aux demandes. Vos employés n’ont plus besoin de s’y consacrer ou de faire des heures supplémentaires.
 
Ces solutions allègent la recherche de multiples sources de données et formats de fichiers, identifient les données personnelles dans toutes vos archives de données (sources structurées et non structurées), les extraient et vous permettent de générer des rapports personnalisés en quelques clics. Par rapport aux processus manuels, le risque d'inclure à tort des données non souhaitées ou d'exclure à tort des données pertinentes est faible. Avec ces solutions, vous pouvez également vérifier que toutes les actions requises avec les données récupérées ont été effectuées conformément à la demande.
  

Notifiez conformément en cas de violations de données

Les solutions ECM et de recherche telles que celles que nous proposons vous aident également à vous conformer plus facilement aux délais imposés par le RGPD et aux exigences de notification des violations de données. Si vous pensez que votre organisation a été touchée par une violation de données, nos solutions vous permettent de créer des rapports sur tous les enregistrements affectés contenant des données personnelles, que vous pouvez partager avec les autorités. Cela vous permet de respecter le délai de notification obligatoire de 72 heures. En outre, vous pouvez créer les rapports requis pour les partager avec les personnes concernées sans délai inutile. 

Faites de la conformité au RGPD un avantage concurrentiel

Avec les bons processus, flux de travail et outils de soutien, vous pouvez vous conformer plus facilement et efficacement aux obligations du RGPD liées au stockage et au traitement des données personnelles, à la réponse aux demandes des personnes concernées et au signalement des violations potentielles. Et avec une plus grande confiance dans votre capacité à vous conformer au RGPD, vous pouvez également présenter votre entreprise comme un défenseur de la vie privée. Cela peut contribuer à établir et à maintenir la confiance et la fidélité de vos clients.