Quatre aspects importants pour un lieu de travail digital efficace ?

1. Un accès sécurisé et facile aux informations pour les équipes à distance

Microsoft Teams (Microsoft 365) est parfaitement adapté à la communication, à la collaboration virtuelle, à la planification et à la gestion de projets. En intégrant une solution de gestion de contenu d'entreprise (telle que M-Files de Konica Minolta) dans Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent rapidement et facilement récupérer des documents et des informations de tous vos systèmes sans quitter l'interface familière de Microsoft Teams.
 
2. La possibilité pour les équipes virtuelles de créer des documents ensemble

Des outils tels que M-Files ou Microsoft Teams offrent aux membres d'un groupe tout ce dont ils ont besoin pour co-créer des documents. Les membres d'une équipe virtuelle peuvent travailler ensemble sur des documents en partageant des liens vers les dernières versions. La collaboration ne se limite plus à l'envoi de documents par e-mail, et les membres de l'équipe peuvent apporter leur contribution sans dupliquer les documents. De plus, vous conservez un historique complet des modifications et des commentaires. Avec M-Files, vous pouvez même acheminer les documents à travers des flux de travail numériques pour révision, approbation et signature.
 
3. Un personnel de première ligne mobilisé

Les employés de première ligne sont généralement plus proches du client et sont souvent plus étroitement impliqués dans les processus critiques que les autres employés. Comme Microsoft 365 est facile à utiliser sur les smartphones et les tablettes, il est aisé d'impliquer davantage les employés de première ligne et d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe. Ainsi, chacun aura enfin accès à toutes les informations en temps réel et vous pourrez digitaliser les processus qui se faisaient auparavant sur papier.
 
4. La possibilité de signer les contrats de manière électronique

Lorsque les signataires de documents financiers, juridiques ou RH travaillent à distance, vous pouvez faciliter la signature de ces documents grâce à une solution de signature électronique. Cela évite les retards et réduit la charge administrative et les risques de violation qui peuvent survenir lorsque les documents sont distribués sur papier ou numérisés et partagés par e-mail. Toutefois, n'oubliez pas que votre approche des signatures électroniques doit être conforme aux exigences locales et offrir la même validité qu'une signature manuscrite.