Selon l’étude Ricoh, les entreprises du secteur financier sont confrontées à des risques liés à leur incapacité à maîtriser la sécurité de leurs documents

Près de la moitié des personnes interrogées (47 %) – issues du secteur des services financiers - estime que la sécurité du document s’est améliorée depuis 2009, contre 26% qui pense qu’elle s’est dégradée. Aujourd’hui, seul un tiers des répondants est capable d’analyser l’accès aux documents, la majorité n’étant pas en mesure de contrôler qui peut accéder aux informations sensibles. Pourtant 63 % des personnes interrogées disposent d’objectifs de gestion des risques liés aux documents au sein de leur organisation¹.

Les résultats de l’étude Ricoh interviennent dans une période complexe. En effet le secteur financier, qui traditionnellement repose sur des processus de traitement de l’information papiers et manuels, fait aujourd’hui face à une pression grandissante pour gérer un volume croissant de données. Ce n’est pas tout, ce secteur doit également faire face à des clients préférant interagir via des canaux numériques tout en évoluant rapidement au rythme des nouvelles technologies. Enfin, les processus documentaires au sein du secteur des services financiers doivent être conformes aux lois locales - et internationales, qui demandent des processus totalement transparents pour permettre un suivi complet et des vérifications plus exhaustives du flux documentaire.

« Dans le secteur financier – plus que dans aucune autre industrie- les documents au format papier et numérique se font concurrence à mesure que les réglementations changent et que les habitudes des consommateurs évoluent, obligeant les entreprises à sans cesse repenser leur façon de gérer leur informations sensibles », déclare Eric Gryson, CEO Ricoh Belgium & Luxembourg. « La volonté qu’à le secteur financier de surmonter les enjeux liés à la sécurité du document démontre à quel point la gestion des processus documentaires est devenue complexe. »

L’étude Ricoh révèle également que, malgré le fait que le service client constitue un atout différenciateur parmi les entreprises services financiers, très peu d’entre elles ont réussi à mettre en œuvre des processus documentaires pour développer la réactivité face aux demandes clients (26%), la fidélité clients (35%) ou l’acquisition de prospects (36%).

« L’ensemble des activités commerciales – incluant la vente, le marketing, la facturation, les services et le support – reposent sur des processus documentaires dont le but est de fluidifier les opérations et de libérer plus de temps au profit de la relation client. Si ces processus ne fonctionnent pas correctement, les clients peuvent se tourner vers la concurrence ou pire, partager leur insatisfaction. Les entreprises des services financiers doivent ainsi revoir en profondeur leurs processus papier et numériques et s’assurer que ces derniers sont effectifs, flexibles et sécurisés. En réussissant cela, elles assureront l’accès à des informations à jour et seront en mesure d’attirer et fidéliser des clients sur le long terme, » conclut Eric Gryson.

Cette étude est intitulée Indice de Gouvernance Documentaire Ricoh 2012 et a été réalisée par Coleman Parkes en partenariat avec Ricoh. Elle révèle la manière dont les nouvelles technologies ont un impact sur la façon de travailler en Europe, notamment dans les institutions financières. Comment la gestion de l’information est donc gérée, y compris les processus liés aux documents critiques qui sous-tendent toutes les opérations comme les finances, les ressources humaines, ’accès aux dossiers des étudiants et les applications d’admission.

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source : ricoh.be