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  • 16/06/21

    Les structures de dossiers confuses et incohérentes, sources de chaos

    C’est une bonne chose en soi, mais une structure de dossiers ne peut être efficace que si tous les collaborateurs de l’entreprise savent précisément comment elle est conçue et où chaque document trouve sa place. Dans le cas contraire, si la structure de dossiers est confuse, vos collaborateurs n’en feront qu’à leur tête et la structure de stockage des documents sera incohérente.

    Les fichiers seront difficiles à trouver.

    L’un des plus gros problèmes que pose une mauvaise gestion des documents est que les fichiers sont difficiles à trouver. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela. D’une part, il reste des collaborateurs qui stockent des documents localement et non sur un support de stockage commun. D’autre part, la communication entre les collaborateurs et les parties externes se fait souvent par e-mail. Les documents sont donc ouverts depuis les e-mails et stockés à nouveau localement. Le stockage local entraîne des allers-retours incessants de documents et l’apparition de différentes versions du même fichier.
     
    L’utilisation d’un support de stockage commun sans l’application d’une méthode de stockage cohérente peut, elle aussi, aboutir à des documents difficiles à trouver.

    L’obtention et la collecte d’informations jouent un rôle central au sein de chaque entreprise. Ces informations sont réparties dans d’innombrables documents rédigés, consultés, partagés et modifiés chaque jour. Il va de soi que ces informations précieuses ne doivent pas seulement être accessibles à tous les collaborateurs de votre entreprise, mais aussi être faciles à trouver.

    Ce n’est malheureusement pas le cas dans de nombreuses organisations qui souffrent d’une gestion déficiente de leurs documents. Pour vous donner une meilleure idée du chaos d’informations qui peut apparaître, nous vous présentons un certain nombre de problèmes liés à une mauvaise gestion documentaire. Vous pourrez ainsi en reconnaître les signes avant-coureurs et vous y attaquer immédiatement.


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