Les problèmes d'une mauvaise gestion documentaire

Ces informations sont réparties dans d’innombrables documents rédigés, consultés, partagés et modifiés chaque jour. Il va de soi que ces informations précieuses ne doivent pas seulement être accessibles à tous les collaborateurs de votre entreprise, mais aussi être faciles à trouver.

Ce n’est malheureusement pas le cas dans de nombreuses organisations qui souffrent d’une gestion déficiente de leurs documents. Pour vous donner une meilleure idée du chaos d’informations qui peut apparaître, nous vous présentons un certain nombre de problèmes liés à une mauvaise gestion documentaire. Vous pourrez ainsi en reconnaître les signes avant-coureurs et vous y attaquer immédiatement.
 
Les documents sont éparpillés sur différentes applications et à différents endroits

La technologie évolue sans cesse et nous permet de simplifier et d’optimiser nos processus d’entreprise grâce à divers outils et applications. Ces outils et applications permettent une collaboration efficace entre collègues. C’est une excellente chose, mais l’utilisation d’un grand nombre d’applications différentes présente aussi un inconvénient majeur. Étant donné que tous ces outils ne sont pas interconnectés, ou qu’ils n’utilisent pas un stockage commun, on assiste à une prolifération de lieux de stockage pour tous ces documents.
 
Par ailleurs, de nombreuses applications fort répandues utilisent une fonction de recherche au lieu d’une structure de dossiers claire et facilement compréhensible. Cela vous permet de trouver facilement un document donné, mais il manque un cadre global. Vous devez donc utiliser à chaque fois la fonction de recherche pour trouver un fichier, même si vos fichiers sont liés. Cette façon de travailler fait perdre un temps précieux.