Plus rapide et plus transparent

Entre-temps, la solution de facturation est utilisée depuis un certain temps et porte ses fruits. "Le temps de traitement - le temps entre l'arrivée d'une facture et l'entrée dans le progiciel comptable - est devenu beaucoup plus court. Bien sûr, une grande partie de la paperasserie et des saisies manuelles a été éliminée, ce qui en soi offre un énorme soulagement. En outre, les gestionnaires responsables peuvent désormais approuver les factures de n'importe où, car tout est fait numériquement".

La coopérative a également fait un grand pas en avant en termes de clarté et de transparence. Après tout, la solution de facturation de Konica Minolta permet à différents employés de donner leur approbation en un seul flux. De Bont : "Et comme l'historique complet des commentaires est visible par tous et que nous pouvons parfaitement suivre le statut de chaque facture, tout se passe beaucoup plus rapidement et de manière plus transparente. Le fait que l'outil de Konica Minolta soit un système très convivial, que tout le monde peut utiliser immédiatement, aide bien sûr".

"En général, Konica Minolta nous a rendu la vie beaucoup plus facile. Il suffit de regarder l'énorme montagne de papier qui est en train de disparaître. De plus, nous devions auparavant scanner tous ces documents physiques pour nos archives numériques - Maintenant, tout se passe automatiquement de manière numérique et cette étape a disparu. D'ailleurs, le système peut encore se développer. Nous aimerions également attribuer des factures aux projets, ce qui est particulièrement utile pour nos dossiers d'investissement. Nous n'en sommes pas encore là, mais savoir que nous pouvons le faire est rassurant".

Un processus sans heurts
Konica Minolta a abordé l'ensemble du processus par un flux d'analyses, d'études d'interface et de définition, de mise en œuvre, de formation et enfin de livraison et de suivi. De Bont : "Tout s'est passé très bien et tous les collègues ici présents indiquent qu'ils trouvent qu'il est très facile de travailler. Ils ont aussi pleins d'idées pour des projets supplémentaires, alors je vais certainement contacter Konica Minolta bientôt pour en discuter".