Une efficacité maximale et une meilleure compréhension grâce à la nouvelle solution de facturation

Et un partenaire fiable au sein du secteur. Une ambition qui est renforcée par le chiffre d'affaires record de la coopérative de 242 millions d'euros l'année dernière. Cela implique évidemment un nombre énorme de transactions financières, et l'organisation a donc estimé qu'il était grand temps de rationaliser le processus de facturation, et de mettre en pratique l'une de ses valeurs fondamentales - "nous ne restons pas inactifs".

Chaque année, l'administration reçoit environ 10.000 factures entrantes, qui devaient encore récemment être traitées en version papier. Cela s'appliquait également aux quelques soixante pour cent de factures reçues par courrier électronique : celles-ci étaient imprimées et placées dans des dossiers avec les bons de livraison appropriés. "Cela nous coûtait énormément de temps", explique Seppe De Bont, responsable ICT de ce projet à la Coöperatie Hoogstraten. "Nous avons un très bon système ERP, mais jusqu’il y a peu, nous devions saisir manuellement toutes les informations des factures. J'estime que tout ce travail en commun nous coûte la moitié d'un FTE".

Les tracas engendrés par la paperasserie
Comme dans toute organisation, les factures doivent passer par le processus administratif, y compris les approbations nécessaires. Parce que dans la coopérative, tout cela devait être fait sur papier, et donc aussi physiquement sur le bureau, il fallait parfois beaucoup de temps avant que le bon responsable donne son approbation. Seppe De Bont : "Notre administration manquait également de vue d'ensemble : quelles factures circulaient et quels étaient leurs statuts ? De plus, une partie des factures de certains fournisseurs dont le paiement se faisait par escompte, nous rendait la vie encore plus difficile, car elles devaient également être traitées séparément".

Il était donc grand temps d'investir dans une solution et De Bont a commencé à chercher des partenaires potentiels. "Notre cas n'était pas très compliqué. Nous cherchions surtout une solution se rapprochant de ce que nous connaissions, également au niveau financier et qui était bien conçue au niveau visuel et ergonomie. Nous avons finalement opté pour la solution de facturation de Konica Minolta, qui nous permet également de relier les factures à notre système ERP.