Les factures papier alourdissent-elles votre entreprise? Ricoh Americas dévoile une solution

Au moment de payer les factures, les petites et moyennes entreprises sont confrontées à une paperasserie impressionnante, ce qui entraîne un personnel submergé par le travail, des remises manquées, des pénalités en raison de retard de paiement, des erreurs administratives et des factures perdues.

Afin de résoudre ces problèmes, Ricoh Americas Corporation a dévoilé aujourd’hui les solutions des comptes créditeurs pour les petites et moyennes entreprises, une suite de services qui veut transformer les factures papier en un flux des travaux électronique et efficace dès leur arrivée dans l’entreprise. Les solutions des comptes créditeurs Ricoh pour les petites et moyennes entreprises sont le plus récent exemple de l’approche de Ricoh en ce qui concerne les solutions d’information d’affaires, qui offrent aux clients des solutions personnalisées pour relever leurs défis d’affaires les plus urgents.

Ricoh aide les organisations à adopter une vue d’ensemble de leur procédure des comptes créditeurs, et à saisir l’occasion afin d’améliorer leur flux de trésorerie, d’éliminer la manipulation du papier, de payer les factures à temps et de maintenir la survaleur du fournisseur.

Malheureusement, le papier est encore le média prédominant pour les factures. Selon une étude récente réalisée par Aberdeen Group1, environ 59 pour cent des factures arrivent en format papier et coûtent entre 3,34 $ et 16,67 $ chacune – du reçu à l’approbation de paiement. Un flux des travaux électronique pour les comptes créditeurs peut être jusqu’à 46 pour cent plus rapide que le flux papier, selon les résultats de l’étude.

Le fonctionnement
Les solutions des comptes créditeurs Ricoh pour les petites et moyennes entreprises permettent à quiconque reçoit la facture de la numériser en toute facilité à l’appareil multifonction (MFP) le plus près en touchant une icône « Numérisation vers CC » qui achemine automatiquement la facture à la personne responsable de l’approbation des paiements. Grâce aux options pointer-cliquer pour la saisie de données importantes – p. ex., le numéro de facture, la date, l’article, le montant –, il est facile d’associer l’information aux bons de commande ou aux contrats, et de l’intégrer aux logiciels de comptabilité, aux systèmes d’affaires ou aux archives électroniques. Les solutions incluent des analyses pour offrir aux clients une visibilité des factures, des temps de cycle, des coûts liés à la main-d’œuvre, des remises ainsi que pour éviter les pénalités, etc.

« Souvent, les petites et moyennes entreprises sous-estiment considérablement le temps consacré aux documents des comptes créditeurs qui pourraient être facilement automatisés », affirme Dominic Pontrelli, vice-président principal du marketing pour Ricoh Americas Corporation. « Nous aidons les entreprises à trouver des occasions d’améliorer leurs procédures en adoptant des mesures qui les aideront aussi à réduire leurs coûts opérationnels ».

À propos des solutions d’information d’affaires Ricoh
À la suite d’analyses exhaustives et grâce à une expérience solide, Ricoh a identifié les principaux défis d’affaires auxquels font face les entreprises de nos jours : la mondialisation, la mobilité croissante des employés, les nouvelles façons de travailler de la nouvelle génération, le volume d’information considérable, la pression croissante sur les coûts et les changements rapides de l’infrastructure TI. L’entreprise s’attaque directement à ces défis avec l’approche des solutions d’information d’affaires, ce qui rassemble les technologies, les services et l’expertise qui peuvent aider à améliorer concrètement le rendement de l’entreprise en optimisant le flux d’information d’affaires.

Les solutions d’informations d’affaires rationalisent le flux d’information complet d’une organisation en améliorant :

• la saisie – saisir l’information précieuse des employés, clients et partenaires.
• le traitement – créer de la valeur à l’entreprise à partir de l’information.
• et la production – distribuer l’information à la bonne personne, au bon moment, et dans le bon format pour améliorer la productivité.

Pour plus de détails sur la gamme complète des produits, services et solutions de Ricoh, veuillez visiter www.ricoh-usa.com.

¹ Pezza, S., Jan, W.; Aberdeen Group - AP Invoice Management in a Networked Economy (Benchmarking Survey), May, 2012.

source : ricoh.ca