Français | Nederlands | English
  • 15/10/13

    Pour réduire les dépenses et satisfaire l’opinion publique, il faut améliorer les flux documentaires des administrations publiques

    Bien que les administrations publiques du monde entier semblent conscientes du manque d’efficacitéde leurs processus documentaires, l’amélioration de la situation n’apparaît pourtant pas comme une priorité en ces temps d’austérité. Cettestratégie de l’autruche a un impact négatif en terme de dépenses, d’intérêt publique et de fidélisation de leur personnel.

    C’est ce qu’a permis de découvrir l’étude de marché d’IDC Government Insights s’appuyant sur un Livre Blanc IDC, sponsorisé par Ricoh et intitulé : « Administration : résoudre les problèmes de processus documentaires améliore les services aux électeurs tout en réduisant les coûts[i] ».

    « Les organismes publics, même dans un contexte d’austérité, ont de formidables opportunités pour liquider certaines dépenses et faire des économies conséquentes  tout en optimisant la qualité du service public », peut-on lire dans l’étude de marché d’IDC Government Insights. « Le moyen d’y parvenir est d’adopter une approche stratégique de réduction des coûts, en exploitant les technologies existantes et les partenariats avec les prestataires, le tout pour un investissement différentiel relativement faible. »

    Plusieurs constatations majeures se dégagent de l’enquête globale menée auprès de 116 professionnels de l’information et pilotes de processus documentaires :

    Inefficacité, inefficience– Seulement 36 %des personnes interrogées dans les administrations publiques ont décrit les processus documentaires en lien direct avec les électeurs comme efficaces et efficients, contre 52 %  du privé pour les processus concernant leurs clients. Dans cette étude, l’administration publique était en bas du classement parmi les différents secteurs d’activité utilisant des processus documentaires.

    Absence d’urgence– Bien que conscients du manque d’efficacité de leurs processus, seul 1 répondant sur 3 a considéré qu’une amélioration des processus documentaires était plus importante que les autres projets informatiques. Soit 10 % de moins que dans le secteur privé.

    Économies potentielles conséquentes– Les personnes des administrations publiques interrogées ont déclaré que, s’il leur était possible de résoudre tous les problèmes affectant leurs processus en lien direct avec les électeurs, les dépenses publiques seraient réduites de 9%. Ces solutions amélioreraient également les services offerts aux citoyens, aideraient à fidéliser certains employés et contribueraient à en attirer de nouveaux, selon cette étude.

    « De nombreux observateurs estiment que les administrations publiques devraient fonctionner davantage comme des entreprises privées, or les entreprises privées s’engagent clairement dans

    l’amélioration des processus documentaires », déclare Yoshi Sasaki,Directeur général, Business Services Center, Business Solutions Group, Ricoh Company, Ltd. « Bien que les contraintes budgétaires des administrations soient bien réelles, cette étude prouve que des investissements, même modestes, dans l’amélioration des flux documentaires, peuvent être amplement compensés par les économies réalisées, la fidélisation du personnel, la satisfaction obtenue et la productivité. »

    Pour prendre un exemple simple, l’optimisation de processus documentaires peuvent corriger des erreurs qui sont actuellement la cause de perception d’impôts tardive ou incomplète, ou même de trop-perçus pour des prestations coûteuses de service à la personne.

    Pour de meilleurs résultats, Ricoh recommande de considérer la gestion des processus documentaires dans son ensemble. « Alors que de nombreux organismes publiques doivent gérer un budget à l’échelle de leur propre unité ou département, les documents englobent généralement presque tous les organismes et leurs processus », explique Y.Sasaki. « Par conséquent, nous conseillons aux organismes publics d’adopter un point de vue plus stratégique et de chercher à travailler ensemble afin d’améliorer leurs processus et d’optimiser leur rendement. »

    source : ricoh.fr


    Konica Minolta - Location photocopieurs Bruxelles - Leasing imprimante professionnelle Bruxelles - Imprimantes Konica Minolta Bruxelles Copyburo - Votre dealer Konica Minolta à Bruxelles ( Anderlecht - Schaerbeek - Auderghem - Ixelles - Forest - Jette - Molenbeek - Woluwe - Saint Gilles - Uccle - Evere - Koekelberg )
Archives des actualités