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  • 07/05/19

    Un flux d'approbation numérique au suivi simple et rapide, et un système d'archivage entièrement électronique

    Claeys & Engels avait besoin d'un système numérique pour gérer le processus de facturation, mais il était essentiel qu’il puisse être intégré aux systèmes financiers existants. « La solution présentée par Konica Minolta nous a semblé la meilleure. Nous avons rapidement été convaincus du savoir-faire de Konica Minolta, à juste titre. Konica Minolta s'est avéré un partenaire sérieux pour accompagner notre société et chercher avec nous la bonne solution, et ensuite la mettre en oeuvre rapidement et facilement. »

    Des factures numériques uniquement
    Une fois les processus définis et la solution implémentée, Claeys & Engels a contacté tous ses fournisseurs pour qu’ils n’envoient désormais plus que des factures numériques. La charge de travail a donc diminué pour les membres du service administratif chargé de la gestion des factures. Chaque e-mail contenant une facture atterrit dans une boîte mail séparée pour être lu par un logiciel OCR. Ensuite, la facture est lancée dans le flux d'approbation approprié par le service administratif chargé de la gestion des factures. Une fois le flux démarré, les collaborateurs responsables reçoivent un e-mail contenant les factures à traiter. Enfin, la facture parvient au département financier.

    Un processus entièrement numérisé
    « Grâce au lien entre le logiciel OCR et notre système ERP, les numéros de TVA et les noms qui y correspondent sont déjà associés. Une fois que les collaborateurs du département financier ont traité la facture, celle-ci change de statut pour passer à "enregistrée". Lorsque le paiement a été effectué, le statut de la facture passe à "payée". Grâce aux nombreuses possibilités de reporting, nous avons toujours un aperçu et un contrôle total sur toutes les factures. »

    Perspectives d'avenir​
    « Si grâce à ce nouveau système, nous évitons certains frais administratifs, le réel avantage réside cependant chez nos collaborateurs, qui sont plus efficaces durant leur journée de travail. Dans un avenir proche, nous souhaitons étendre le système mis en place et prévoyons une nouvelle intégration pour que les enregistrements se fassent également via le système ERP. Nous n’avions pas prévu cela lors de la première phase, car nous souhaitions d'abord nous assurer que nous pouvions nous fier à cette solution. Nous voilà plus que rassurés. Grâce à Konica Minolta, nous avons franchi une étape supplémentaire dans la numérisation et nous sommes parés à affronter l'avenir. »


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