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  • 02/05/19

    Claeys & Engels franchit une étape supplémentaire dans la numérisation et se pare pour affronter l'avenir

    Spécialisé dans les services juridiques liés aux ressources humaines, le cabinet d'avocats Claeys & Engels dispose de bureaux à Anvers, Bruxelles, Gand, Hasselt, Courtrai et Liège. Plus de 150 collaborateurs proposent aux entreprises et multinationales leurs services d'aide et de conseils pour toute question ayant trait aux ressources humaines, à l'optimisation salariale et aux plans bonus, en passant par l'accompagnement des discussions concernant les CCT et les plans de pension. Désireux de numériser son flux d'approbation des factures entrantes, le cabinet d'avocats a fait appel aux services de Konica Minolta. Résultat : il dispose désormais d'un système d'archivage entièrement électronique et d'un processus d'approbation numérique permettant un suivi rapide et simple de toutes les factures.

    Un partenaire connu
    Konica Minolta est bien connu chez Claeys & Engels. Voilà déjà une dizaine d'années que le cabinet d'avocats recourt avec satisfaction à ses services pour son parc d'imprimantes.Désormais, les deux parties collaborent également dans le domaine de la gestion de contenu d'entreprise (en anglais : Enterprise Content Management, ECM). Tim Van Caeyzeele, ICT Manager chez Claeys & Engels, déclare : « L'innovation fait partie intégrante de mon travail. Je contrôle sans cesse les processus et cherche à les optimiser. L'approbation numérique des factures constituait l'un des principaux objectifs de notre processus de numérisation et d'innovation. »

    Un flux d'approbation archaïque
    « Jusqu'il y a peu, les factures étaient approuvées manuellement. Elles arrivaient par la poste, notre service administratif les ajoutait à la pile des documents à signer pour ensuite les transmettre aux personnes responsables afin qu'elles soient signées. Les factures repartaient alors vers le bureau du supérieur, afin d'être à nouveau signées. Ce principe du double regard, bien que très important pour nous, prenait dans certains cas énormément de temps. Surtout en cas d'envoi de rappels, qui devaient passer par les mêmes étapes que les factures. Après l'approbation finale, les factures étaient apportées manuellement au département financier pour être traitées. »


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