Un partenaire connu
Konica Minolta est bien connu chez Claeys & Engels. Voilà déjà une dizaine d'années que le cabinet d'avocats recourt avec satisfaction à ses services pour son parc d'imprimantes.Désormais, les deux parties collaborent également dans le domaine de la gestion de contenu d'entreprise (en anglais : Enterprise Content Management, ECM). Tim Van Caeyzeele, ICT Manager chez Claeys & Engels, déclare : « L'innovation fait partie intégrante de mon travail. Je contrôle sans cesse les processus et cherche à les optimiser. L'approbation numérique des factures constituait l'un des principaux objectifs de notre processus de numérisation et d'innovation. »
Un flux d'approbation archaïque
« Jusqu'il y a peu, les factures étaient approuvées manuellement. Elles arrivaient par la poste, notre service administratif les ajoutait à la pile des documents à signer pour ensuite les transmettre aux personnes responsables afin qu'elles soient signées. Les factures repartaient alors vers le bureau du supérieur, afin d'être à nouveau signées. Ce principe du double regard, bien que très important pour nous, prenait dans certains cas énormément de temps. Surtout en cas d'envoi de rappels, qui devaient passer par les mêmes étapes que les factures. Après l'approbation finale, les factures étaient apportées manuellement au département financier pour être traitées. »