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  • 25/11/13

    Ricoh incite les organisations à réorienter leurs investissements vers la gestion de risque commercial

    ce qui a en fait un lien direct avec le risque organisationnel. Le conseil provient d’un livre blanc d’IDC commandité par Ricoh, « It’s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk ». Ce dernier montrait que les entreprises dépensent moins d’argent pour l’amélioration des procédures d’affaires axées sur les documents. En effet, Ricoh recommande de passer plus de temps à essayer de mieux comprendre et d’améliorer ces procédures qui sont conçues dans le but d’atténuer les risques tels que l’évaluation du risque et la continuité des opérations, les contrôles et la surveillance d’entreprise, ainsi que les procédures de conformité et d’audit. L’étude démontrait aussi qu’éliminer le papier des procédures n’améliorait pas nécessairement l’efficacité et que les entreprises dépendent trop du personnel interne afin de remanier les procédures essentielles.

    « En général, plus les procédures sont démunies, moins les organisations investissent dans leur amélioration », peut-on lire dans le livre blanc d’IDC, commandité par Ricoh. « Donc, même si les procédures d’atténuation du risque et les autres procédures inefficaces attirent certains investissements, elles en reçoivent tout de même moins que d’autres procédures… et en principe elles devraient faire l’objet d’une plus grande attention [afin de minimiser l’impact sur la sécurité de l’organisation] ».

    La bonne nouvelle est que bien au-delà de la moitié des répondants affirmaient que l’amélioration des procédures de documents régissant la conformité organisationnelle et la gestion et l’atténuation du risque apporteraient des avantages en matière de surveillance et de contrôle des activités de l’entreprise ainsi qu’en ce qui a trait aux risques liés à la conformité, à la sécurité de l’information et à la continuité. Afin d’améliorer des procédures de documents comme celles-ci, l’approche de Ricoh comprend : la définition de l’état désiré et la création d’un plan qui inclut des paramètres essentiels et des indicateurs de rendement clés; la création d’une nouvelle structure d’information conçue et contrôlée en ce qui concerne l’harmonisation avec les objectifs d’affaires et les attentes des clients; et une campagne dont le but est d’éduquer les utilisateurs finaux et d’accroître la sensibilisation aux nouvelles procédures.

    « Il est absolument essentiel que les organisations empruntent une approche holistique pour bien comprendre leur infrastructure d’information ainsi que pour savoir quels sont les secteurs nécessitant une amélioration, et travaillent avec des partenaires chevronnés qui peuvent les aider à accroître l’efficacité de leurs procédures », affirme Sergio Kato, directeur-général adjoint, groupe de marketing mondial et centre des services aux entreprises. « Mais dans le cas des procédures qui sont en théorie conçues afin de minimiser le risque, comme les procédures de conformité et d’audit ou les procédures de continuité des affaires, il est encore plus essentiel pour les entreprises de surveiller, d’évaluer et même d’investir dans les améliorations de façon constante. Notre étude démontre que bien souvent cela n’est pas le cas, et nous incitons les entreprises à s’attaquer dès maintenant à cette préoccupation de plus en plus grave, avant qu’elles n’exposent leur organisation à un risque encore plus important ».

    En fournissant des services aux entreprises à l’échelle mondiale, Ricoh sait que les organisations découvrent à leurs dépens que les procédures d’affaires déficientes, c’est-à-dire celles qui sont inefficaces et coûteuses, les exposent à un important risque financier. L’étude examinait 23 procédures d’affaires axées sur les documents qui prenaient place dans des organisations typiques. Trois des quatre procédures citées comme étant les moins efficaces dans l’étude incluaient : la continuité des affaires et l’évaluation du risque, les contrôles et la surveillance d’entreprise, ainsi que les procédures de conformité et d’audit – toutes des procédures conçues pour gérer le risque.

    L’étude a été réalisée dans le cadre du lancement de la procédure impérative de Ricoh qui a eu lieu un peu plus tôt cette année chez Ricoh Company, Ltd. afin d’aider les entreprises à améliorer plus rapidement et efficacement la gestion de l’information à l’échelle de toutes les industries.

    Découvertes additionnelles

    L’étude a aussi mis en évidence le fait contre-intuitif que l’automatisation ne se traduit pas toujours par efficacité. Selon l’étude, un pourcentage élevé de procédures d’entreprises (30 à 40 pour cent) demeure basé sur le papier, et plusieurs procédures « passent du flux de travaux électronique au flux de travaux papier et vice et versa ». Néanmoins, « les procédures les moins efficaces [dans le cadre de l’étude] sont aussi les procédures utilisant le moins de papier. Cette révélation expose le mythe supposant que le fait d’enlever le papier des procédures les rend automatiquement plus efficaces. La santé de la procédure dépend plutôt aussi d’une évaluation plus approfondie des flux de travaux et des attributs de la procédure même ».

    L’étude a aussi démontré que les organisations se fient trop au personnel interne pour restructurer les procédures et qu’elles dépendent trop de la technologie : « Restructurer les procédures exige une expertise approfondie et une perspective externe, alors qu’ajouter tout simplement de l’équipement à une procédure déficiente pourra servir à « cacher » les inefficacités », est-il indiqué dans le livre blanc.

    Ricoh croit fermement que choisir le bon partenaire ayant une expérience approfondie en restructuration des procédures d’affaires peut aider à offrir une perspective pratique plus large et à déployer les ressources et les efforts importants requis pour réduire le risque. Ils peuvent collaborer avec le client afin de s’assurer que les investissements effectués améliorent réellement la livraison sécuritaire de l’information essentielle de l’entreprise à la bonne personne, dans le bon format et en temps opportun.

    « Selon l’étude, il est évident qu’il faut plus qu’avoir de l’intuition pour améliorer les procédures vitales de documents », affirme M. Kato. « Les risques sont cachés à des endroits peu évidents, et les solutions exigent une analyse plus approfondie que certains auraient pu croire. Heureusement, il existe des meilleures pratiques conçues pour les procédures de documents et qui sont conforment à cette nouvelle étude, et notre programme des Services de gestion de documents (MDS) a utilisé ces pratiques afin de fournir des résultats importants aux clients de Ricoh à l’échelle de la planète ».

     L’approche MDS de Ricoh représente une extension et une évolution des Services de gestion d’impression (MPS) et concerne les trois fonctions fondamentales relatives à l’écosystème entier de la gestion de documents – la saisie, le traitement, et la sortie. MDS Ricoh a comme objectif d’harmoniser les procédures fondamentales de l’entreprise en se concentrant sur le traitement, le personnel, la technologie et l’innovation afin de créer un état d’amélioration continue. Grâce à une approche souple et basée sur le partenariat, Ricoh aide aussi les organisations à mieux gérer l’information et à en tirer avantage pour obtenir de meilleurs résultats d’affaires. IDC et Gartner reconnaissent actuellement Ricoh comme chef de file dans l’industrie.

    Pour plus d’information sur la gamme complète des produits, services et solutions Ricoh, visitez le site Web au www.ricoh.com.

    À propos de la procédure impérative

    La procédure impérative de Ricoh est une initiative continue dont le but est de promouvoir la compréhension de nouveaux paradigmes de traitement de l’information et de documents qui permettent aux entreprises de tirer avantage de la sagesse collective incarnée dans leurs organisations. Cette initiative financera des recherches et fournira des ressources, comme celles trouvées sur ce site, qui combinent l’expérience de Ricoh en matière de traitement de l’information et des documents à celle des visionnaires de l’industrie, de nos partenaires et de nos clients.

     1 Livre blanc d’IDC commandité par Ricoh, “It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk,” June 2012.

    2 *IDC MarketScape: Worldwide Managed Print Services 2011 Vendor Analysis, doc #232135, décembre 2011

    À propos de Ricoh

    Ricoh est une multinationale se spécialisant en technologies de bureau, en solutions d’impression de production, en systèmes de gestion de documents et en service TI. Le groupe Ricoh, dont le siège social est à Tokyo, et dont les ventes mondiales pour l’exercice financier se terminant en mars 2012 ont dépassé 1 903 milliards de yens (environ 23 milliards USD), possède des bureaux dans plus de 200 pays et régions.

    La majorité des recettes de l’entreprise proviennent de produits, services et solutions qui améliorent l’interaction entre les gens et l’information. Ricoh produit également des appareils photo numériques et des produits industriels spécialisés de renommée internationale. Ricoh est reconnu pour la qualité de sa technologie, la norme exceptionnelle de son service à la clientèle ainsi que ses initiatives de durabilité.

    Sous le slogan imaginer. changer. Ricoh aide les entreprises à transformer la façon dont ils travaillent et à tirer avantage de l’imagination collective de leurs employés.

    sourcee : ricoh.ca


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