Près de la moitié des patrons belges néglige la gestion documentaire au détriment des résultats de leur entreprise

Cette enquête démontre que les dirigeants européens négligent souvent l’importance stratégique du document et notamment de la responsabilité de la gestion documentaire au détriment des résultats et de la réactivité de leur entreprise.

Indice Ricoh de Gouvernance Documentaire

Réalisé à la demande de Ricoh Europe par le bureau d'études indépendant, Coleman Parker Research, l'Indice Ricoh de Gouvernance Documentaire (Ricoh Document Governance Index) révèle qu’en Europe, l’enveloppe annuelle allouée par les entreprises à la gestion documentaire (incluant l’impression, la photocopie et le fax) représente plus de 14 milliards d’euros. Au niveau européen, certaines entreprises dépensent jusqu'à 5% de leur chiffre d'affaires annuel sur ce poste, et seulement un peu plus du tiers (39%) a mis en place une stratégie de management documentaire.

En juin et juillet derniers, 311 dirigeants en charge -en tout ou en partie- de la gestion documentaire de leur entreprise ont été interviewé. Les tendances et problématiques étudiées étaient les suivantes : le management et la fiabilité du document ; le gaspillage, la déperdition et les inefficacités ; la prise de conscience environnementale et enfin, la sécurité. L’étude a ciblé tant des PME que de grandes entreprises issues du secteur des finances, des services, des télécommunications et des médias, en Belgique, France, Allemagne, Italie, Espagne, aux Pays-Bas et au Royaume-Uni.

Le dirigeant belge, bon élève de la classe européenne…

Il ressort de cette enquête qu’en Belgique, un peu plus de la moitié des sociétés (52%) a effectivement mis en place une stratégie au niveau de la gestion des flux documentaires. Un pourcentage plutôt positif par rapport aux autres pays qui se situent entre 34 et 43% alors que la France peine à suivre avec seulement 26%.

Toutefois, la Belgique enregistre également l’un des résultats les plus bas en matière de processus de gestion documentaire optimisée. Mettre en place une stratégie documentaire ou outsourcer cette compétence simplifierait les procédures et consoliderait les résultats à court et moyen termes tout en permettant à l’entreprise de réduire de manière significative ses coûts et son impact écologique, d’augmenter sa sécurité et de laisser ses collaborateurs se focaliser sur leurs tâches. Les dirigeants d'entreprise seraient ainsi en mesure de se concentrer davantage sur le développement de leur activité.

Et pourtant…

Alors que 74% des cadres supérieurs belges interrogés reconnaissent qu’une gestion documentaire performante permettrait à leur organisation de faire de sérieuses économies, la réalité est tout autre. La gouvernance documentaire est souvent sporadique et peu contrôlée, générant de fait des charges importantes. Seulement 32% des entreprises belges vérifient réellement les coûts liés au document –le pourcentage le plus bas parmi les pays européens du panel. Pire encore, 42% des dirigeants belges admettent qu’ils n’ont absolument aucune idée du coût moyen mensuel de leurs flux documentaires. Si l'on considère qu'il est possible de réaliser jusqu'à 30% d'économies sur ce poste, les résultats montrent que la mise en place d’une stratégie documentaire pertinente représente un avantage concurrentiel important en termes économiques et écologiques.

L'étude a également permis de définir que la responsabilité en matière de gestion documentaire est décentralisée et dispersée. De nombreux répondants belges attribuent la gestion du document à plusieurs collaborateurs identifiés et 52% d’entre eux délèguent cette responsabilité à une seule personne. 77% -le taux le plus élevé- affirment qu'une partie de cette fonction est répartie entre plusieurs directions incluant le DRH, les responsables de service, les ventes et le marketing. Près d’un tiers (32%) expliquent que leurs collègues se désintéressent totalement de la gestion documentaire. Un management centralisé et des procédures clairement établies permettrait d’avoir une stratégie de gestion documentaire pertinente et simplifiée, augmentant de fait la productivité des employés, une circulation sécurisée des informations et permettant aux directeurs de pouvoir concentrer leurs efforts sur la croissance de leur entreprise.

Un mot : conscientiser !

Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium, affirme : « Bien que la conjoncture économique actuelle incite les dirigeants d'entreprise à rationaliser leurs activités, un grand nombre de sociétés permettent à leurs services d'impression, de photocopie ou de fax de fonctionner sans aucun contrôle. Il est inquiétant de constater que, malgré la prise de conscience de ces avantages immédiats, la majorité des entreprises européennes n’a pas de stratégie de gestion documentaire. Sous-estimer les risques encourus peut aboutir à des dépassements de budgets, à une réduction de la productivité, à des failles en matière de sécurité et à une empreinte carbone élevée. Les dirigeants doivent prendre conscience de ce poste souvent négligé en nommant un responsable et en considérant les avantages stratégiques immédiats et à plus long terme pour leur entreprise. L'expertise Ricoh peut apporter une vraie valeur ajoutée en garantissant une réponse globale aux besoins documentaires de chaque département de l'entreprise. »

La gouvernance documentaire en pratique :

• Une importante ONG européenne de plus de 2000 personnes en Allemagne désirait améliorer son efficacité, réduire sa consommation de papier et automatiser certains processus d’approvisionnement des consommables. La standardisation de la flotte d'imprimantes et l'introduction des services documentaires par Ricoh ont permis à l’entreprise de réaliser jusqu'à 30% d'économies.
• L'un des plus grands supermarchés du Royaume-Uni (doté d'un réseau de 502 grandes surfaces et de 290 magasins de proximité) souhaitait faire face à l'accroissement de ses besoins d'impression et de copie. Cette enseigne disposait d'un service d'impression cher et peu efficace. En externalisant l'ensemble de ses services d'impression, sur site et hors site, l'entreprise a été en mesure de réaliser des économies de 500 000£ sur trois ans. L’entreprise espère réaliser des économies supplémentaires de 500 000 £ grâce à la mise en place de la phase 2 du projet, dont le but est de remplacer les équipements de bureau existants par des matériels plus efficaces et plus rentables.
• Un vendeur international de chaussures de sport avec un effectif de 30000 personnes à travers le monde souhaitait une facturation en ligne nécessitant la mise en place d'un système financièrement conforme et sécurisé. En effet, le groupe était soumis à des procédures longues et complexes, qui lui faisait dépenser près de 4 millions d’€ pour l’envoi de 4,5 millions de factures papier par voie postale. La société a externalisé la totalité de ses procédures de gestion de facturation auprès de Ricoh pour gérer la transition de procédés papier à leur numérisation. Les économies sont estimées à 3 millions d’euros sur 3 ans.