La sécurité documentaire fait défaut aux banques européennes

Mention « Peut mieux faire » !

L'étude couvre également les cadres de direction des secteurs du service, des télécommunications, des médias et du service public. Les résultats indiquent que le secteur financier est le moins à même de mettre en place une politique de restriction dans le domaine de l'impression d'informations sur ses clients, 46 % seulement des établissements confirmant qu'ils ont mis en place une stratégie de sécurisation documentaire ; le pourcentage atteint 33 % dans le service public, 43 % dans le secteur des services et 48 % dans celui des télécommunications et des médias. Les résultats démontrent que même les secteurs les plus contrôlés pourraient améliorer la sécurité de leurs informations confidentielles et gérer leurs documents d'une façon plus efficace.

Comme on pouvait s'y attendre, la majorité des chefs d'entreprises européennes ont une bonne connaissance des besoins en matière de sécurité documentaire et près de la moitié d'entre eux (49 %) sont aussi soucieux des risques concernant les documents numériques que des risques concernant les documents imprimés, une minorité d'entre eux mettent cependant en place une politique de sécurisation de leurs informations confidentielles.

Décentralisation

L'absence de mesures de sécurité peut être attribuée à une gouvernance documentaire décentralisée, dans laquelle personne n'est tenu comme seul responsable de ce domaine. Dans la plupart des cas, l'impression est gérée par plusieurs employés de l'entreprise ou cette responsabilité est répartie entre les chefs de départements. Il résulte de cette approche décentralisée une duplication et une inefficacité qui se répercute sur la productivité et sur la durabilité.

D'après Eric Gryson, CEo de Ricoh Belgium et Luxembourg PSF : « Les entreprises européennes sont aujourd'hui confrontées à des risques grandissants associés à l'évolution des obligations réglementaires et à la pression de leurs clients ; l'expansion du numérique les contraint à plus de responsabilités. Le moyen le plus efficace pour répondre à ce défi en améliorant son retour sur investissement consiste à faire en sorte que les actifs documentaires des entreprises soient gérés en tant que partie intégrante de la stratégie générale en matière de gestion et de sécurité documentaire. En mettant en place une gouvernance documentaire centralisée et stratégique attribuant une responsabilité définie dans le domaine du workflow documentaire, les entreprises peuvent réduire le risque de voir leurs données confidentielles aboutir dans des mains indélicates, et améliorer considérablement la rentabilité et l'efficacité des procédures à travers toute l'entreprise. »