KOMI Doc, LA GED hébergée par Konica Minolta

• Dématérialisation des documents papier – En fonction de la volumétrie, les documents papier (courriers, contrats, bons de livraison, factures, devis, bon de commande, dossiers patients, questionnaires...) sont indexés et classés depuis l’écran du système multifonction Konica Minolta ou du poste de travail. Le processus de dématérialisation peut aussi être automatisé grâce aux technologies OCR, de Lecture Automatique de Documents (LAD) ou de reconnaissance de codes à barres. Plusieurs formats de conversion sont proposés : PDF image, PDF OCR éditable, PDF/A, formats Microsoft Word et Excel. Les fichiers, nommés selon la charte de l’entreprise, sont ensuite classés dynamiquement dans l’espace documentaire KOMI Doc ou dans une arborescence structurée de dossiers.
• Classement dynamique des fichiers bureautiques et messages électroniques – Les fichiers au format Microsoft Word, Excel, PowerPoint et les emails (Microsoft Outlook) sont archivés et partagés en quelques secondes dans le portail documentaire KOMI Doc, grâce à l’intégration native d’un bouton « KOMI Doc » dans la barre de tâches. Sous Microsoft Outlook, les emails sont archivés par simple « glisser/déplacer ».
• Centralisation des documents – En rendant disponible le contenu informationnel de l’entreprise dans un espace documentaire sécurisé, les collaborateurs peuvent aisément valider les documents, notifier les tâches affectées ou les actions sur les dossiers et suivre des fils de discussions.
• Optimisation du workflow documentaire – KOMI Doc permet d’établir des circuits de validation avancés. La création des scénarios de workflow linéaires ou conditionnels optimise ainsi le circuit de validation suivi par le document.
• Accès à l’information en déplacement – KOMI Doc Mobile (compatible iOS et Android) permet, en situation de mobilité, de rechercher, consulter, valider, capturer et classer les documents dans l’espace sécurisé KOMI Doc. L’application simplifie notamment le classement et l’indexation des images prises avec le périphérique mobile, directement dans les dossiers de la GED, mais aussi la signature des devis, bons de commande ou de livraison tactilement depuis le smartphone ou la tablette.
• Synchronisation des documents – L’outil de synchronisation de KOMI Doc rend accessible les documents sur le poste de travail, les périphériques mobiles et l’espace documentaire privé. Chaque ajout, modification ou suppression d’un document est ainsi automatiquement répercuté. Tous les fichiers importants sont sauvegardés dans un dossier personnel sécurisé sur le serveur centralisé de GED.