Gestion documentaire dans l’industrie : et si vous passiez à la vitesse supérieure ?

« Pour relever les défis en matière de qualité, de conformité et d’efficacité opérationnelle des entreprises industrielles, la gestion documentaire joue un rôle clé. » Cette phrase d’introduction de notre nouveau livre blanc résume parfaitement l’enjeu majeur auquel font face les industriels aujourd’hui. Entre conformité réglementaire, traçabilité et efficacité opérationnelle, la maîtrise des flux documentaires devient stratégique.

Un constat alarmant

Le diagnostic est sans appel : la fragmentation des données entre différents systèmes ralentit les opérations et les prises de décisions. Les données sont fréquemment cloisonnées dans des environnements informatiques isolés, qu’il s’agisse des départements de production, de qualité, ou de maintenance.

Les impacts sont multiples :

perte de temps dans la recherche d’informations ;
risques accrus d’erreurs et de non-conformité ;
 communication interservices difficile ;
manque de visibilité sur les processus critiques.

De nombreux freins structurels

Aujourd’hui, plusieurs problématiques handicapent la performance des industries :

la prédominance du papier demeure un obstacle significatif : malgré la transformation numérique, de nombreux processus critiques (documents de production, fiches d’inspection, rapports d’audit) restent tributaires du format papier, entraînant des pertes de temps, des risques d’erreurs et un manque de traçabilité.
les fichiers Excel constituent également un frein important : utilisés comme principaux outils de suivi et de reporting, ces systèmes présentent des limites majeures, telles qu’une maintenance chronophage, des risques d’erreurs et l’absence de mise à jour en temps réel.

la fragmentation du système d’information pose aussi problème : la multiplication des applications spécialisées (ERP, outils de production, logiciels de gestion des équipements) crée des silos d’information qui compliquent l’accès aux données critiques et freinent l’évolution du système d’information.
enfin, la gestion des droits d’accès et de la sécurité devient un véritable casse-tête pour les DSI, avec des configurations disparates qui complexifient la protection des informations sensibles.