5 défis lors de la transition vers Microsoft 365

Pourtant, de nombreuses organisations ne bénéficient pas encore de l'offre cloud de Microsoft. Examinons cinq obstacles qui peuvent entraver cette transition et voyons comment les surmonter.

Microsoft 365 permet aux employés de travailler (ensemble) de n'importe où et donne à l'entreprise la possibilité de s'adapter à sa guise. La sécurité est également un atout majeur : en 2021, au moins 400 entreprises belges ont été victimes d'une vulnérabilité dans Microsoft Exchange. Les utilisateurs d'Exchange Online, une composante de Microsoft 365, étaient immunisés.

Malgré ses nombreux avantages, une migration vers Microsoft 365 présente également des défis. Les entreprises de taille moyenne, en particulier, sont confrontées à la complexité, mais ne disposent pas nécessairement des ressources et des connaissances nécessaires pour y faire face par elles-mêmes. Voici les cinq principaux obstacles :
 

1. Capacité informatique insuffisante

Même si votre entreprise est suffisamment grande pour avoir son propre département informatique, cette équipe n'a pas nécessairement la capacité de gérer la mise en œuvre de Microsoft 365 en plus de ses autres tâches. Les équipes informatiques ont traditionnellement un emploi du temps très chargé, et le déploiement de Microsoft 365 est une tâche importante.

De plus, la mise en œuvre de Microsoft 365 nécessite des compétences spécifiques. Vos informaticiens ont-ils les bonnes compétences ? La probabilité qu'ils aient à la fois les connaissances et l'expérience nécessaires pour mener à bien le déploiement est faible.
 

2. Coût incertain

Microsoft 365 est une solution SaaS, avec tous les avantages que cela implique. Vous n'avez plus à vous soucier de l'achat de serveurs, de leur installation ou de leur gestion. Les gros investissements initiaux disparaissent, remplacés par un modèle d'abonnement flexible.

Ce modèle d'abonnement existe en différentes versions. Quel utilisateur a besoin de quelle licence ? Par exemple, quelqu'un qui ne gère que les e-mails n'a pas besoin d'accéder à la suite bureautique complète d'Office. Il faut réfléchir pour découvrir à quoi s'abonner pour obtenir les meilleurs résultats. De plus, le projet de mise en œuvre lui-même a également un coût.
 

3. Crainte de la complexité

Une migration vers Microsoft 365 doit être planifiée dans les moindres détails. Il y a des dépendances pratiques et techniques à prendre en compte pour que Microsoft 365 fonctionne bien avec vos systèmes et processus existants.

De plus, les anciennes solutions sur site contiennent des données importantes. Elles doivent être transférées en toute sécurité, éventuellement dans une nouvelle structure de fichiers moderne.

Pendant la migration, votre entreprise continue de fonctionner. Idéalement, le déploiement a un impact minimal sur la productivité. Tout cela nécessite une planification excellente et réaliste.
 

4. Qu'en est-il de la sécurité ?

Microsoft 365, en tant que solution SaaS, fonctionne très différemment de votre alternative sur site. La solution est plus sécurisée, car Microsoft prend en charge une grande partie de la sécurité. Cependant, c'est à vous de vous assurer que tous les paramètres sont correctement configurés. Ce n'est pas toujours facile : des études réalisées par des spécialistes en sécurité montrent que les mauvaises configurations dans le cloud sont la principale cause de perte de données.

De plus, votre entreprise doit se conformer à diverses règles et réglementations, telles que le RGPD. Cela ne pose pas de problème avec Microsoft 365, tant que les paramètres de sécurité et de données corrects sont activés.
 

5. Formation et utilisation

Après le déploiement, les employés de votre organisation doivent utiliser correctement Microsoft 365. L'environnement leur semblera familier, mais la solution SaaS apporte différents nouveaux workflows et processus. Idéalement, vous impliquez les bonnes personnes dans le projet pendant et même avant le déploiement. La formation des employés est un pilier essentiel d'une mise en œuvre réussie. La formation n'est pas unique : un des grands avantages de Microsoft 365 est le processus de mise à jour constant, qui vous donne accès à de nouvelles fonctionnalités. Lorsqu'elles sont pertinentes pour votre entreprise, il est utile de former vos collègues à leur utilisation.
 

La solution : ne faites pas tout vous-même

Migrer vers Microsoft 365 n'est pas la tâche principale de votre entreprise et, comme décrit ci-dessus, cela comporte une certaine complexité. Pourquoi donc tout faire vous-même ?

Si vous voulez profiter des avantages de Microsoft 365 sans vous heurter aux défis, vous pouvez faire appel à un partenaire externe expérimenté comme Konica Minolta pour la mise en œuvre. Nous prenons en charge la complexité et, grâce à notre approche basée sur le conseil, nous veillons à ce que l'ensemble du processus soit adapté aux besoins de votre entreprise.
Nous sommes également prêts à vous soutenir à long terme.

Ainsi, les nouvelles mises à jour de Microsoft 365 ne vous réservent aucune surprise. Konica Minolta dispose des six désignations Microsoft Cloud Solutions Partner et peut vous aider avec tous les aspects de l'offre cloud et SaaS de Microsoft.