Tout le monde est connecté

Bien sûr, les télétravailleurs ont besoin d’un espace de travail numérique qui facilite la communication, la collaboration et l’accès à l’information comme au bureau. Et la technologie qui est utilisée pour les télétravailleurs peut l’être également pour les travailleurs de première ligne (personnes occupant des postes impliquant une présence physique, par exemple dans la construction, les services sociaux, le transport ou la logistique) tout comme pour les personnes ne travaillant pas dans des bureaux (par exemple, les magasins, les entrepôts ou les usines). Ainsi, chacun peut se sentir connecté avec ses collègues et ses managers. Il ne faut toutefois pas perdre de vue ces quatre grands principes si vous voulez faire du télétravail un succès pour tous :
 

1. Encouragez le mentorat

D’après une enquête de Konica Minolta, 51% des entreprises interrogées considèrent qu’à l’ère du travail à domicile, la communication interne est un défi. Lorsque les membres d’une équipe travaillent à distance, les managers (qui travaillent peut-être eux-mêmes de chez eux) ont besoin d’outils et de formations supplémentaires pour juger de la charge de travail, évaluer les prestations et élaborer des plans de développement personnel. Ils doivent s’assurer que les télétravailleurs maintiennent le lien avec leurs collègues et l’entreprise. Des réunions virtuelles et physiques régulières jouent pour cela un rôle essentiel. Tout comme le team building et autres événements physiques, devenus plus importants que jamais.
 

2. Facilitez l’aspect social

Pour les salariés qui travaillent à domicile en permanence, l’aspect social de l’environnement de bureau manque. Après tout, même une simple conversation à la machine à café a sa valeur. Télétravailler à plein temps signifie en outre que les nouveaux membres de l’équipe ou les profils plus juniors ont moins d’occasions d’apprendre de manière informelle auprès de collègues plus expérimentés. C’est pourquoi les responsables d’équipe doivent encourager les salariés travaillant en externe à communiquer en ligne avec leurs collègues, et à ne surtout pas se limiter aux conversations liées au travail. Des réunions d’équipes virtuelles avec un objectif relationnel peuvent également aider. Tout comme un système de mentorat organisé peut favoriser l’apprentissage entre pairs.
 

3. Assurez-vous que les bureaux à domicile disposent de la technologie adaptée 

Une enquête de Konica Minolta montre que près de la moitié des PME considèrent que le manque de matériel et de logiciels pour le travail à domicile représente un problème. S’assurer que les employés disposent du matériel adéquat, où qu’ils travaillent, doit être une priorité absolue. Outre un ordinateur portable, un smartphone, une tablette ou autre appareil, ils doivent également disposer de données mobiles adaptées et du haut débit.
 
Les services de chat, de visioconférence et autres outils de collaboration à distance sont également essentiels. En utilisant des services basés sur le cloud tels que Microsoft 365, tant les télétravailleurs que les travailleurs de première ligne peuvent facilement accéder à une grande variété d’outils à partir de n’importe quel appareil.
 
N’oubliez toutefois pas de protéger votre organisation contre les cyberattaques : mettez immédiatement en place les bons systèmes de sécurité et informez vos employés travaillant en externe des bonnes pratiques à adopter. Externaliser      des services informatiques liés au télétravail pour les confier à un spécialiste peut vous apporter la tranquillité d’esprit, augmenter la productivité et garantir la continuité des activités de l’entreprise.
 

4. Rendez l’information accessible

Trouver les bons fichiers et documents est également un défi pour beaucoup lorsqu’ils travaillent à domicile,       ce qui a bien sûr un impact négatif sur la productivité. L’accélération de la digitalisation, par exemple en numérisant des documents ou en introduisant des solutions de gestion de contenu d’entreprise faciles d’utilisation, peut contribuer à résoudre ce problème. Non seulement la digitalisation permet de trouver plus facilement données et documents, mais elle améliore aussi la sécurisation de vos informations en vous donnant davantage de contrôle sur les personnes ayant accès à des informations données.