Pourquoi choisir l'archivage numérique

En conséquence l’accès et la recherche de l’information deviennent de plus en plus complexes.

Les entreprises doivent devenir plus souples, connectées, innovantes pour gérer, analyser, traiter et partager l’information en temps réel en toute sécurité.

La digitalisation des processus métiers (RH, comptable, administratif, vente, …) intégrant une gestion documentaire sécurisée devient alors une priorité stratégique pour garantir la pérennité des données et dans certains cas leur authenticité !

Les vraies raisons de passer à l’archivage numérique :

• Faciliter le partage et l’accès à l’information
• Réduire vos délais de réponses
• Limiter vos tâches administratives
• Sécuriser vos données
• Réaliser des économies
• Diminuer votre empreinte carbone
• Etre en conformité réglementaire

Fin de l’archivage papier obligatoire, enfin une législation favorable !

Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies numériques » et l’application de l’article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et s’affranchir de la conservation des originaux papier.

LES SOLUTIONS

Quelle que soit la nature de votre projet, l’une des premières étapes en matière de numérisation des archives papier est de déterminer l’utilité de leur conservation. La stratégie de conservation des documents dépend avant tout de l’utilité de l’information (criticité, fréquence d’utilisation, document engageant, respect de la législation en vigueur…).

Se pose alors la question des moyens de dématérialisation et de conservation des archives numérisées selon vos besoins et la nature de vos données qui requiert selon les cas un « archivage légal » pour répondre aux obligations réglementaires.

PLUSIEURS APPROCHES SONT POSSIBLES !

Selon l’étendue de votre projet, certaines solutions peuvent être complémentaires pour permettre la numérisation des documents, la compilation, la conservation électronique, l’accessibilité, la pérennité et l’authenticité des données.

La Gestion Electronique des Documents (GED) : La Gestion Electronique des Documents (GED) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.

Le Système d’Archivage Electronique (SAE) : La dématérialisation pose de nouveaux enjeux pour les entreprises, notamment en matière de sécurité des données, de gestion de leur volume et de leur valeur juridique. Il est donc important d’utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) qui apporte des garanties sur la maîtrise de cette valeur, des conditions de destruction et de classification.

Le Coffre-Fort Numérique (CFN) : Le Coffre-fort Numérique est une variation du terme Coffre-Fort Electronique. Ce terme est utilisé généralement pour désigner un service de stockage de documents numérisés accessible uniquement par son « propriétaire », le seul à disposer du mot de passe pour y déposer des documents. Le CFN s’apparente à un tiroir sécurisé au sein d’une salle des coffres.