Une collaboration en temps réel

Ces espaces sont utilisables aussi bien entre collaborateurs mais aussi avec les clients et partenaires. Ils permettent la conception, le traitement et la validation de contenus en un seul et même endroit, et éliminent ainsi les processus d’approbation papier manuels et chronophages ou encore les échanges d’emails non adaptés.

La mise en place de circuits de validation simplifie la coédition, le partage, la relecture de documents. La fonction de supervision en temps réel permet de savoir où en sont les collaborateurs pour la complétion des tâches qui leurs ont été affectées, au travers de notifications aux personnes impliquées.

Enfin, l’application mobile KOMI Doc, disponible sur les périphériques mobiles iOS et Android, permet d’accéder aux documents et de gérer les tâches en tout lieu et à tout moment.

Des possibilités d’automatisation des processus métiers élargie

KOMI Doc garantit la digitalisation de processus métiers de bout en bout, notamment en associant les modules de signature électronique des documents et de traitement électronique des formulaires.

[null] L’ajout de la signature électronique complète, par exemple, l’automatisation du processus du recrutement de nouveaux collaborateurs en permettant de finaliser une embauche à distance en respect avec la législation. Différents niveaux d’identification des signataires sont possibles selon l’importance des documents (via un code reçu par SMS ou création d’un certificat).

En couplant la signature électronique au coffre-fort numérique de KOMI Doc, tous les éléments de preuves associés, démontrant la non-altération, l’antériorité et la traçabilité des actions, sont conservés pour garantir la valeur juridique et probante des documents.

La solution permet de répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise puisqu’elle permet de créer et partager des formulaires en ligne (demande d’achats, bons de livraisons, réclamation client, demande de congés, preuve d’incidents...) pour accélérer les prises de décision à distance. Les données saisies sont centralisées pour un traitement plus fluide.

Une gestion agile des documents au quotidien

KOMI Doc fluidifie la capture et le classement des documents dans une base documentaire centralisée, sécurisée et facile d’accès, depuis le multifonction Konica Minolta, la suite MS Office, le bureau ou l’application métier.

La recherche des documents est réalisée grâce à un nommage intuitif, un classement structuré et un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) plein texte optimisé.

La sauvegarde des documents est facilitée en synchronisant le poste de travail avec l’espace personnel KOMI Doc, hébergé sur un Datacenter sécurisé et localisé en France.

Une plateforme de gestion documentaire hautement sécurisée

KOMI Doc protège également les informations contre tout accès non autorisé, demande de rançon ou vol de données. Cette plateforme de gestion documentaire offre des fonctions :

• de protection des données en transit (HTTPS),
• de chiffrement des fichiers et dossiers avec clé de cryptage AES 256-Bit,
• ou encore de Filigrane numérique (watermark) intégrant une empreinte aux documents pour identifier l’auteur potentiel de fuite d’informations.

La mise en place d’une Piste d’Audit permet aussi de tracer l’activité des utilisateurs et visualiser des actions réalisées sur les fichiers.